Biznes i technika

Konfigurowanie optymalnego środowiska pracy

Ile czasu marnujesz przeciętnego dnia, szukając rzeczy zakopanych gdzieś na biurku? Albo wstając, by dostać coś po drugiej stronie biura? Czy w inny sposób odzyskujesz rzeczy potrzebne do wykonywania swojej pracy?

Jeśli sumowałeś wszystkie te zmarnowane sekundy i minuty, możesz być zaskoczony procentem dnia, który zajmuje.

Poświęcenie czasu na ustawienie optymalnej przestrzeni roboczej może zaoszczędzić godziny lub nawet dni w ciągu roku.

Warto poświęcić dzień lub dwa, aby skonfigurować biurko i miejsce pracy, aby lepiej pasowało do sposobu pracy, aby zaoszczędzić czas później. A proces nie jest trudny.

Wystarczy zaplanować i zagłębić się w najlepsze działanie, a następnie skonfigurować zarówno fizyczne, jak i wirtualne obszary robocze, aby lepiej dostosować swoje metody pracy.

Jak wspomniano, dobrze jest odłożyć na bok dzień, aby zoptymalizować przestrzeń roboczą. Najprawdopodobniej niemal natychmiast zauważysz pozytywne efekty na swój czas i od razu zauważysz o wiele mniej frustracji.

Niezupełnie optymalne środowisko pracy. Obraz wykonany przez cybrgrl.


Jak pracujesz?

Załóżmy, że większość osób czytających ten post to projektanci stron internetowych i / lub programiści. To wyklucza wiele możliwości na arenie "jak pracujesz". Ale wciąż jest wiele różnic w działaniu poszczególnych projektantów i programistów. Jeśli chcesz skonfigurować optymalną przestrzeń roboczą, musisz dokładnie określić, jak najlepiej pracować.

Zastanów się, jak teraz pracujesz i jak możesz poprawić swoją wydajność, jeśli masz inne narzędzia i systemy.

Nie próbuj jednak całkowicie zmienić swoich metod pracy, ponieważ mało prawdopodobne jest, abyś trzymał się nowych systemów, jeśli nie integrują się ze sposobem, w jaki przywykłeś do pracy. Kroki dla dzieci często przynoszą lepsze rezultaty niż zmiana wszystkiego naraz.

Sporządź listę rzeczy, które normalnie robisz w dniu roboczym i jak wypełniasz te zadania. Twoja rutyna może być dość podobna z dnia na dzień lub możesz robić zupełnie inne rzeczy w pewne dni tygodnia. Uwzględnij wszystkie zadania, które regularnie wypełniasz, codziennie, co tydzień lub co miesiąc.

Jakim jesteś organizatorem?

Następną rzeczą do rozważenia jest to, jak zachować porządek. Czy używasz organizatora papieru lub systemu do przechowywania? Samoprzylepne karteczki? Komputerowa lista rzeczy do zrobienia lub kierownik projektu?

Zdjęcie: Adam UXB Smith

Jeśli korzystasz z systemu opartego na papierze, zastanów się, jak to zrobić w twoim miejscu pracy. Czy masz duży organizer, który potrzebuje miejsca w zasięgu ręki na biurku? A może używasz notatek post-it, które musisz mieć przylegać do pulpitu lub ścian otaczających biurko? Czy lepiej będzie ci służyć coś jak tablica?

Zastanów się, jak zachować porządek i stwórz listę rzeczy niezbędnych do tego. Będziesz musiał włączyć te rzeczy do swojego obszaru roboczego, ale to przychodzi nieco później.

Jakie materiały są ważne w twojej pracy?

Oczywiście komputer i prawdopodobnie drukarka znajdą się na tej liście. Ale jakich innych narzędzi potrzebujesz? Możesz mieć zewnętrzne głośniki, skaner płaski, lampę biurkową, papier, długopisy, stację dokującą do iPoda lub niezliczone inne narzędzia, które potrzebujesz i / lub chcesz pracować.

Zdjęcie: William Hook

Ponownie utwórz listę tego, co jest dla ciebie ważne. Następnie musisz wyeliminować wszystkie inne rzeczy, które są na twoim biurku, które nie są konieczne.

Usuwanie bałaganu jest ważne, ponieważ znacznie ułatwi ci uporządkowanie wszystkiego. Pamiętaj: bałagan jest wrogiem optymalnej przestrzeni roboczej. Za każdym razem, gdy musisz przerwać to, co robisz, aby coś znaleźć, jesteś mniej wydajny i mniej wydajny.

Sfery ważności

Teraz, gdy już zorientowałeś się, jak pracujesz i co jest ważne w twoim przepływie pracy, nadszedł czas, aby przejść do reorganizacji twojego obszaru roboczego. Ponieważ większość z was czytających to są projektanci stron internetowych lub programiści, zróbmy komputer centralnym elementem twojego układu. Dla większości z was jest to miejsce, w którym wykonuje się ogromną większość swojej pracy.

Stamtąd sprawdź, co jeszcze najczęściej używasz. Może to być Twój organizer, papier milimetrowy, papier do rysowania lub cokolwiek innego. Umieść go w zasięgu ręki komputera. Kolejną rzeczą, która powinna znajdować się w zasięgu ręki, są kosze na śmieci i recykling. Ważne jest, aby utrzymywać biurko w czystości, co oznacza wyrzucanie przedmiotów przed ich zgromadzeniem.

Pomyśl o innych rzeczach, które chcesz mieć w zasięgu ręki. Mogą to być pliki klienckie, podręczniki, których często używasz, drukarka lub skaner lub cokolwiek innego, z czego korzystasz na co dzień. Te rzeczy powinny znajdować się w zasięgu ręki lub poza nią.

Następnie pomyśl o innych rzeczach, które musisz zachować w swoim biurze, ale może używać tylko raz lub dwa razy w tygodniu lub mniej. Nie jest to tak ważne, gdy je umieścisz, ale nadal będziesz chciał, aby były łatwo dostępne. Mogą iść na półkę z książkami lub do szuflady, lub gdziekolwiek indziej masz dla nich miejsce, w którym wszystko można uporządkować.

Celem jest upewnienie się, że najczęściej używane rzeczy są najbliżej Ciebie, a rzeczy, których używasz rzadziej, są dalej. Dla każdego będzie się to trochę różnić.

Dla mnie rzeczy, które muszą znajdować się z przodu i na środku mojego biurka to komputer, notatnik lub dwa (lub sześć), długopisy, mój telefon komórkowy i stacja dokująca. Dla kogoś innego tablet graficzny lub organizer mogą być ważniejsze i muszą znajdować się w tej bezpośredniej sferze. Inni mogą chcieć, by ich drukarka znajdowała się w zasięgu ręki, jeśli ciągle drukują rzeczy.

Wszystko w swoim miejscu

W każdej sferze ważności ważne jest upewnienie się, że wszystko ma swoje miejsce. Oznacza to posiadanie jakiegoś posiadacza długopisów, konkretnego miejsca do przechowywania planisty lub organizatora oraz wyznaczonego miejsca dla tych podręczników, które chcesz mieć w zasięgu ręki.

Zdjęcie: AdamSelwood

Pomyśl o tym, jak się organizujesz. Dla niektórych osób możesz chcieć zachować rzeczy takie jak długopisy w szufladzie biurka. Dla innych możesz dla nich wypić filiżankę lub pudełko na biurku. To samo dotyczy książek i zeszytów. Niektórzy ludzie mogą chcieć mieć półkę, na której będą je trzymać, podczas gdy inni będą zadowoleni ze stosu na biurku. Tu nie ma dobrego ani złego.

Gdy wszystko ma swoje własne miejsce, upewnij się, że wszystko wróci do tego miejsca na koniec każdego dnia lub nawet lepiej: jak tylko skończysz. Dzięki temu Twoje biurko będzie nieczyste i ułatwi znalezienie rzeczy, gdy ich potrzebujesz, dzięki czemu będziesz bardziej produktywny.

Możesz zdecydować, że potrzebujesz rzeczy, które pomogą Ci uporządkować biurko. To jest w porządku, ale nie odchodź za burtę. Najprostsze rozwiązania są często najlepsze. Ale rozważ zakup takich rzeczy jak organizery szuflady biurka, jakiś pojemnik na długopisy i ołówki, a może nawet skrzynki odbiorcze lub pulpitowe.

Ponownie, upewnij się, że kupujesz tylko te rzeczy, które pasują do twojego sposobu pracy, i które nie będą powodować więcej problemów lub przyczyniają się do bałaganu.

Pozbądź się rozproszenia

Rozproszenia na pulpicie będą zakłócać wydajność pracy. Nie musi to oznaczać, że musisz utrzymać swoje biurko w całości Spartan, ale oznacza to, że coś, co może cię rozpraszać, powinno zostać usunięte.

Zdjęcie autorstwa mkosut

Rozróżniaj rozproszenia i kreatywne pomoce. Jeśli coś rzeczywiście pomaga ci w procesie twórczym, zachowaj to. Ale jeśli użyjesz go jako wymówki, aby nie działać, to odłóż to gdzie indziej.

Zachowanie optymalnej przestrzeni roboczej

Po skonfigurowaniu obszaru roboczego należy go zachować, aby pozostawał optymalnym obszarem roboczym.

Większość tych rzeczy powinna być wykonywana codziennie, na początku lub na końcu dnia pracy (który jest całkowicie zależny od Ciebie i zależy od tego, czy wolisz organizować je pod koniec dnia, czy na początku).

Osobiście, polecam robić rzeczy konserwacyjne pod koniec dnia z kilku powodów: Po pierwsze, z większym prawdopodobieństwem zrobisz to szybko i bez zakłóceń, kiedy skończysz z pracą (rano możesz być bardziej kuszony do zatrzymania się i zwlekania). Po drugie, bo fajnie jest rano przyjść do pracy na czyste i zorganizowane biurko.

Przede wszystkim upewnij się, że śmieci zostaną wyrzucone lub poddane recyklingowi. Nie ma znaczenia, czy jest to garść przerażonych ręcznie rysowanych szkiców strony internetowej lub pustych puszek po napojach, czy czegoś innego, jeśli to śmieci, umieść go tam, gdzie należy. Miejsca, do których nie należy, obejmują górę biurka, pod biurkiem lub w dowolnym miejscu na biurku, które nie jest kosza na śmieci. Szczerze mówiąc, jest to jedna z tych rzeczy, które należy zrobić, gdy tylko wygenerujesz wspomniane śmieci, ale przynajmniej raz dziennie jest to niezbędne. Nie ma nic gorszego niż rozpoczęcie dnia pracy w otoczeniu śmieci.

Upewnij się, że wszystko wrócisz na swoje miejsce, gdy skończysz, lub przynajmniej raz dziennie. W ten sposób, gdy potrzebujesz tego, co jest, jest tam, gdzie możesz go znaleźć. Jeśli wszystko ma swoje własne miejsce, powinno to zająć tylko kilka minut.

Raz w tygodniu sprawdź swój system. Upewnij się, że wszystko jest w odpowiedniej sferze lub ważności i poruszaj nim, jeśli zajdzie taka potrzeba. W miarę jak system staje się bardziej wyrafinowany, możesz go przeglądać co miesiąc lub jeszcze mniej. Nie bój się zmieniać rzeczy, ponieważ zmieniają się metody pracy. I nie bój się zmieniać rzeczy, jeśli nowe rozwiązanie nie działa dla ciebie.

Virtual Workspace

Dużo rozmawialiśmy o twojej fizycznej przestrzeni roboczej, ale jako projektanci i programiści, prawdopodobnie twoja praca ma miejsce w wirtualnej przestrzeni. Ważne jest, aby także zorganizować wirtualny obszar roboczy, aby uzyskać optymalną wydajność.

Zdjęcie: Todd W Carpenter

Tak często ludzie próbują stworzyć wirtualny obszar roboczy w oparciu o to, co według nich powinno wyglądać. Dążą do minimalistycznego pulpitu lub układają swoje foldery i pliki w określony sposób, ponieważ usłyszeli, że tak postępuje inny projektant lub programista.

Zapomnij o tym, jak Twoim zdaniem powinien wyglądać, pracować lub być zorganizowany wirtualny obszar roboczy. Ustaw go, ale jest najbardziej wydajny i skuteczny. Dla mnie mam garść folderów na moim pulpicie na podstawie różnych typów pracy, którą wykonuję. Mam folder "pracy", który zawiera podfoldery dla każdego posiadanego klienta, folder "witryn" z podfolderami z wszystkimi plikami do moich osobistych projektów i foldery dla "zdjęć", "nowych czcionek" (gdzie są czcionki aż dostanę szansę na ich instalację), a nawet "różny" folder, w którym umieszczam te wszystkie rzeczy, do których nie mam innych domów.

Próbowałem mieć minimalistyczny pulpit, ale to po prostu nie działa dla mnie. Cały czas też zapisuję rzeczy na moim pulpicie, ale staram się wszystko posprzątać i umieścić w miejscu, które należy co kilka tygodni. Nie zmuszaj się do nienaturalnej metody organizowania plików i folderów. Znajdź system, który najbardziej płynnie wpasowuje się w obieg pracy.

To samo dotyczy używania narzędzi takich jak Spaces do utrzymywania porządku. Wciąż mówię, że któregoś dnia zacznę wykorzystywać Spaces, aby wszystkie moje różne projekty były zorganizowane i oddzielne, ale jak dotąd nie znalazłem prawdziwej potrzeby. To, że jest dostępna dla ciebie, nie oznacza, że ​​musisz z niej korzystać. Użyj go, jeśli ci to pomoże, ale w przeciwnym razie zignoruj ​​go.

Jedną rzeczą, którą warto poświęcić, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, jest ustawienie różnych obszarów roboczych w programach, z których regularnie korzystasz. Możesz skonfigurować różne profile w wielu swoich programach (w szczególności w programach firmy Adobe) dla różnych rodzajów projektów. Możesz użyć innego zestawu narzędzi w zależności od tego, czy robisz retusz zdjęć lub oryginalne dzieła sztuki, projektujesz stronę internetową lub pracujesz nad reklamą drukowaną.

Poświęcenie czasu na przygotowanie obszarów roboczych dla każdego z nich (lub innych projektów, z którymi regularnie się mierzysz) oznacza, że ​​będziesz mieć optymalną przestrzeń roboczą, bez względu na to, nad czym pracujesz.

Więcej zasobów

Istnieje mnóstwo wspaniałych artykułów, które pomagają udoskonalić zarówno przestrzeń roboczą, jak i metody pracy, aby poprawić efektywność i produktywność. Oto kilka doskonałych opcji, które pomogą Ci zacząć:


Napisany wyłącznie dla WDD przez Cameron Chapman , niezależny pisarz i projektant.

Jak uporządkujesz przestrzeń roboczą? Jakie rzeczy są dla Ciebie najlepsze?

przestrzeń robocza optymalny konfigurowanie obszaru roboczego