Gratulacje! Wygrałeś pracę, ciężko pracowałeś nad stworzeniem doskonałej strony, a klient jest zachwycony wynikami. Czy nie byłoby miło otrzymać wynagrodzenie?
Chociaż fakturowanie może nie wydawać się najbardziej fascynującym tematem, jest to bez wątpienia jeden z najważniejszych obszarów dla każdej firmy. Twoja faktura odzwierciedla Twoją markę, wzmacnia Twój profesjonalizm, jest dodatkowym punktem sprzedaży, aby wygrać więcej pracy, a co najważniejsze, daje Ci wynagrodzenie. Zrób to źle, a nie będziesz już długo działał.
Wielu freelancerów i właścicieli małych firm zmaga się z tworzeniem faktur, zwłaszcza tych, którzy robią wszystko dla swojego biznesu samodzielnie.
W następnym poście postaram się wyjaśnić ten proces, a także niektóre terminy i praktyki z nim związane, unikając przy tym żargonu księgowego. Dodatkowo dam ci 10 pięknych szablonów faktur, które możesz dostosować i wykorzystać natychmiast, a pokażę ci kilka świetnych narzędzi, które uprościją ci życie i pomogą ci wystawić fakturę jak profesjonalistę.
Faktura lub rachunek jest dokumentem handlowym wystawionym przez sprzedającego, otrzymanym przez kupującego i zawierającym szczegóły, takie jak ceny i ilości towarów, metody płatności oraz maksymalny okres, w którym kupujący powinien dokonać płatności.
Sprzedawca jest dostawcą lub usługodawcą, a kupującym jest klient lub klient.
Ten dokument jest ważny dla obu stron, ponieważ sprzedawca musi zachować kopię jako zapis swojej sprzedaży, a klient musi zachować kopię jako zapis swojego zakupu.
Wysłanie faktury oznacza, że "ktoś jest winien pieniądze", a otrzymanie faktury wskazuje, że "jesteś im to winien pieniądze".
Wygląd i język faktur powinny być zgodne z resztą marki i komunikatem, który chcesz przekazać. Powinien pasować do projektu Twojej wizytówki, nagłówka listu, sloganu, a nawet kolorów Twojej strony.
Mimo że struktura faktur zależy od branży, istnieją pewne ogólne elementy i zasady, których należy przestrzegać.
Aby łatwiej to zapamiętać, możesz podzielić fakturę na 6 różnych sekcji:
Zawiera szczegółowe informacje o Twojej firmie (lub Twoje pełne imię i nazwisko, jeśli jesteś niezależny), logo firmy, dane kontaktowe, informacje o płatności itp.
Jeśli Twoja firma posiada określony status prawny, na przykład jeśli w USA jest to korporacja lub w Wielkiej Brytanii jest ograniczona, powinieneś dołączyć informacje specyficzne dla twojej jurysdykcji; co zwykle oznacza oficjalny adres i numer rejestracyjny, ale zasady różnią się, więc sprawdź w lokalnym urzędzie podatkowym.
W Europie, jeśli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT, musisz również podać swój numer VAT.
Tutaj możesz określić opcje faktury, takie jak data wydania - data faktury, terminy netto, data płatności, waluta i numer zamówienia.
W biznesie termin netto 30 jest używany do wskazania płatności w ciągu 30 dni, lub dość często można zobaczyć 10/15, netto 30, który jest inny sposób, aby powiedzieć 10% zniżki, jeśli zapłacono w ciągu 15 dni, a netto należne w ciągu 30 dni.
Jednak osoby, które mają mniejszą wiedzę na temat terminologii biznesowej, mogą nie wiedzieć, co to oznacza, więc w zależności od tego, kim jest twój kupujący, lepiej zamiast tego użyć zwykłego angielskiego: "Proszę zauważyć, że płatność jest płatna w dniu lub przed 07.09.2013. ".
Pamiętaj też, że formaty dat różnią się na poziomie międzynarodowym - należna płatność w dniu 07/09/2013 może oznaczać płatność w lipcu lub wrześniu w zależności od lokalizacji klienta - aby uniknąć niejasności, należy rozważyć sformułowanie bardziej formalne, np. 9 lipca 2013 r.
Innym terminem, który może również powodować zamieszanie, jest "Przy odbiorze". Freshbooks wyprodukowało interesujące studium co mówi, że wielu ludzi zdaje się interpretować to jako "kiedy tylko masz na to ochotę".
To tak, jakby otrzymywał fakturę z napisem "płatne przy odbiorze" i natychmiast zrzucił ją na stos "kiedykolwiek". Zamiast tego, używanie określonych terminów, takich jak "21 dni", wydaje się skupiać umysł klienta w określonym przedziale czasowym i faktycznie przynosi płatność szybciej niż prośba o natychmiastową płatność. - Zach Mathew
Ta część zawiera nazwę i adres klienta, którego fakturujesz. Jeśli adresujesz firmę z wieloma biurami, musisz podać odpowiednią osobę lub dział. Może to nie być osoba, którą komunikujesz w trakcie projektu, więc aby otrzymywać szybciej pieniądze, upewnij się, że zapytasz, kto będzie miał do czynienia z płaceniem.
Zazwyczaj słowo Faktura wskazuje tytuł, ale w zależności od typu może to być również Rachunek, Faktura VAT, Pro-Forma, Szybka faktura itd. W razie wątpliwości należy trzymać się faktury.
Numer faktury jest niepowtarzalnym identyfikatorem referencyjnym i jest używany w przypadku korespondencji. Zasadą jest, aby nigdy nie używać tego samego numeru dla wielu dokumentów.
W niektórych jurysdykcjach obowiązkowe jest, aby numery faktur rosły chronologicznie. Ale nie muszą być kolejne. Jeśli nie chcesz, aby klient wiedział, ile pracy przechodzi przez Twoje biurko, rozważ zwiększenie numeru faktury o losową liczbę za każdym razem, gdy napiszesz nową fakturę: Twoja pierwsza faktura to "00007", a następna to "00012", następnie "00014" i tak dalej.
Możesz również wprowadzić kody do swojego numeru faktury, aby przyspieszyć pamięć w czasie podatkowym. Na przykład 2013-06-WDD-002 można przetłumaczyć jako "Druga faktura za skład witryny Webdesigner w czerwcu 2013 r.". To zależy od ciebie; bądź kreatywny i znajdź schemat numerowania, który najbardziej Ci odpowiada.
Lista z wyszczególnieniem powinna wyraźnie opisywać, za co płacisz - nazwa / opis produktu lub usługi, ilość, cena jednostkowa, zniżka (zwykle podana w procentach), podatek i całkowita opłata.
Opis powinien odpowiadać warunkom uzgodnionym z klientem, dlatego należy je maksymalnie sprecyzować. Zawsze sprawdzaj dwukrotnie pod kątem literówek, błędów gramatycznych lub obliczeniowych, ponieważ wywołują one słabe wrażenie i mogą zaszkodzić twojej reputacji. W rzeczywistości potrójne sprawdzenie faktury przed jej wysłaniem.
Kolejną rzeczą, którą powinieneś rozważyć, są wpisy dotyczące ilości i cen jednostkowych oraz sprawdzenia, jakie są reguły. Na przykład w przypadku firm w Wielkiej Brytanii, jeśli Twoja firma jest zarejestrowana pod kątem podatku VAT, zasady HMRC dotyczące faktur VAT mówią, że musisz podać cenę za jednostkę na fakturze.
Jeśli rozliczasz się według godziny, możesz określić ilość godzin, które spędziłeś, a także stawkę godzinową.
Podsumowania i sumy z podziałem na podatki należy obliczyć poniżej tabeli.
Upewnij się, że wszystko jest jasne jak na dzień, ponieważ jeśli klient nie jest w stanie zidentyfikować całkowitej kwoty, którą chce zapłacić, najprawdopodobniej Twoja faktura trafi do kuponu "umowa z późniejszym".
To jest pole do niestandardowej wiadomości lub notatki, które dokładniej opisują warunki faktury. Na przykład, jeśli akceptujesz więcej niż jedną metodę płatności, tutaj możesz określić, który z nich chcesz. Czy to czek, przelew bankowy lub PayPal?
Ponadto jest to doskonałe miejsce do okazania uznania. Pamiętaj, że bycie grzecznym może naprawdę przyspieszyć wypłacanie pieniędzy. Niektóre badania twierdzą, że proste "podziękowania" mogą zwiększyć odsetek faktur, które są szybko płacone o więcej niż 5%. Analogicznie można to przetłumaczyć na dużo gotówki rocznie.
Chociaż późna opłata nie jest moim preferowanym sposobem żądania zapłaty za czas, pamiętaj, że możesz to również określić. Na przykład: "Odsetki naliczone po 5% miesięcznie".
Twoja faktura jest ukrytym narzędziem marketingowym. Wyobraź sobie, jak wspaniale by było, gdybyś mógł wyróżnić swój dokument spośród setek innych. Osobiście jestem bardziej zainteresowany współpracą z klientami, którzy przesyłają mi faktury kreatywne. Dobrze zaprojektowana faktura może sprawić Ci przyjemność.
Na dobry początek przygotowaliśmy 10 szablonów do pobrania za darmo, pamiętaj o wstawieniu własnego brandingu i personalizacji sformułowań dla faktury efektywnej.
Jak wystawiać faktury klientom? Jakie wskazówki możesz przekazać, aby otrzymać płatność na czas? Daj nam znać w komentarzach.
Faktury opracowane przez Dimitar Stojanov.
Wyróżniony obraz / miniatura, obraz faktury przez Shutterstock.