Współpraca z klientami, którzy nigdy nie spotykają się twarzą w twarz, stała się normalna dla większości pracowników internetowych. Nasza firma to przemysł, w którym praca zdalna stwarza bardzo mało prawdziwych przeszkód - prawie każda część procesu projektowania stron internetowych może odbywać się w zaciszu domowego biura lub kawiarni .
Mamy szczęście, że mamy taką elastyczność, szczególnie w trudnych ekonomicznie czasach, gdy eleganckie biuro nie mieści się w budżecie biznesowym. Nawet jeśli masz biuro, istnieje szansa, że wylądujesz kilku klientów, którzy nie znajdują się w pobliżu bloku. Ale szybko odkrywasz, że praca zdalna ma swoje wady.
Bez bezpośredniej interakcji łatwo rozwiążą się główne problemy komunikacyjne ... często bez twojej wiedzy, dopóki nie będzie za późno. Unikaj poważnego krachu dzięki tym prostym wskazówkom.
Zaufanie klienta spowoduje złamanie projektu. Bez tego będziesz spędzać długie godziny wyjaśniając i broniąc swoich pomysłów. Łatwo zbudować zaufanie, gdy spotykasz się raz w tygodniu, aby zaprezentować swoją pracę i zgłosić postępy, ale jak to zrobić z kimś 10 000 mil od ciebie?
Po pierwsze, przedstaw się - i nie mam na myśli przesłać im linku do twojego portfela. Widzę, że projektanci pomijają ten krok przez cały czas, ale jest to niezbędne. Zanim zagłębisz się w jakąkolwiek pracę, zaplanuj szybkie spotkanie kickoff. Wideokonferencja jest idealna - polecam Skype - ale jeśli nie będą w stanie sobie z tym poradzić, telefon zadziała równie dobrze. Jeśli jesteś w różnych strefach czasowych, obudź się dobrze i wcześnie (lub idź spać bardzo późno), aby się do nich dostosować.
Idąc trasą wideo? Upewnij się, że jesteś odpowiednio ubrany, a Twoje środowisko wygląda profesjonalnie. Kiedy otrzymasz połączenie, poświęć kilka minut na przedstawienie się i podkreślenie swoich osiągnięć w taki sposób, w jaki robiłbyś, gdyby wszyscy zgromadzili się wokół stołu konferencyjnego, a ty stałeś przed drzwiami pokoju. Nawet jeśli znają ciebie i twoją pracę, to jest dobrym przypomnieniem, że jesteś profesjonalistą, który robi to dla życia ... kimś, kto powinien być ceniony i zaufany.
Innym sposobem na ustanowienie zaufania na wczesnym etapie procesu jest zaangażowanie klienta . Zadaj pytania sondujące i przeprowadź burzę mózgów, zanim zaproponujesz jakieś rozwiązanie. Jeśli masz mało czasu na spotkanie, wyślij kwestionariusze, aby wypełniły ankietę. Kiedy przychodzi czas na prezentację pracy, upewnij się, że twoje rozwiązania odzwierciedlają co najmniej kilka z ich pomysłów i wyjaśnij im, w jaki sposób pomysł został przyjęty. To pokazuje, że słuchasz. Jak każda ludzka relacja, to połowa sukcesu.
Wiem, że zbyt wielu freelancerów akceptuje pracę bez umowy, ponieważ nie ma nic zabawnego w tworzeniu tego typu dokumentacji. To głupie, nie ważne co, ale kiedy pracujesz zdalnie, jest to bardzo niebezpieczne. Możesz uciec z tym od lat, ale prędzej czy później napotkasz na katastrofę, której można by uniknąć, gdybyś miał kłopot z uzyskaniem podpisu w kilku kluczowych kwestiach.
Jako ogólną zasadę, jeśli oszacuję wydatki na więcej niż 10 godzin na projekt, utworzę umowę i otrzymam podpis klienta przed rozpoczęciem pracy. To nie musi być skomplikowane, ale powinno zawsze zawierać:
Nie wiesz od czego zacząć? AIGA zapewnia Standardowa forma umowy na usługi projektowe które możesz dostosować do swoich potrzeb.
Jest to ważne dla obu stron. Wiesz już, że potrzebujesz terminów, aby być na bieżąco, ale musisz je również ustawić dla klienta. Prośba o terminowe informacje zwrotne sprawia, że projekt idzie do przodu. Za każdym razem, gdy tworzysz coś, co wymaga informacji zwrotnej lub podpisu, ustal krótki termin i upewnij się, że jest to gdzieś udokumentowane na piśmie . Jeśli klient pozwala na powtarzanie terminów, nie może narzekać, gdy projekt zostanie dostarczony.
Wyznaczanie terminów motywuje klientów do skupienia się na swojej pracy, która może być jednym z projektów wartych miliardy, które wymagają uwagi. Jest to również subtelny sposób proszenia o (i zdobywanie) szacunku.
Ponieważ nie spotykasz się twarzą w twarz (i prawdopodobnie też nie dzwonisz zbyt często), ograniczone interakcje, które masz, są niezwykle ważne. Upewnij się, że dokładnie tworzysz wiadomości i wiadomości e-mail; zdaj sobie sprawę, że każde słowo, które napiszesz, jest wzmacniane, a twoje suche poczucie humoru nie natrafi na bardzo dobrze. Najlepiej po prostu być prostolinijnym .
Nie zalewaj swoich klientów niepotrzebnymi wiadomościami e-mail, ale upewnij się, że komunikujesz się wystarczająco, aby czuć się komfortowo z postępem . Szybkie, regularne kontrole ułatwiają wszystkim użytkownikom. Jeśli uważasz, że klient jest zdezorientowany, podnieś słuchawkę i rozpocznij prawdziwą rozmowę. Będziesz zaskoczony, jak wiele można wyjaśnić w ciągu 2 minut, gdy nie próbujesz wyjaśnić tego za pośrednictwem poczty e-mail.
Zachowaj kopię całej korespondencji do wykorzystania w przyszłości - nigdy nie wiesz, kiedy możesz jej potrzebować.
Istnieje mnóstwo wspaniałych narzędzi do współpracy online klienta. Wybierz te, które najlepiej pasują do Twojego procesu i używaj ich w sposób religijny. Nalegaj, że twój klient również je wykorzystuje.
Natknąłem się na kilku klientów, którzy nie chcą się logować do nowego narzędzia - będą raczej zalewać twoją skrzynkę pocztową e-mailem po e-mailu. Problem polega na tym, że e-mail robi niewiele, aby utrzymać wszystkich na tej samej stronie. Jeśli nie masz dedykowanego kierownika projektu, zdobądź internetowe narzędzie do zarządzania projektami . Twórz listy rzeczy do zrobienia, ustalaj kamienie milowe i utrzymuj dyskusje w przestrzeni publicznej, gdzie możesz łatwo wskazać im drogę.
Basecamp jest jednym z najczęściej używanych internetowych narzędzi do zarządzania projektami i nie bez powodu. Jest tani, łatwo go skonfigurować, nie ma w nim żadnych dodatkowych gwizdów, których nie potrzebujesz, a klienci uznają to za intuicyjne, co oznacza, że będą skłonni go użyć. Ma listę rzeczy do zrobienia, kamienie milowe, centrum wiadomości i repozytorium plików, a nawet śledzenie czasu. Jest szansa, że pokryje większość twoich potrzeb. Istnieje wiele innych narzędzi do zarządzania projektami online, jeśli Basecamp to nie twoja sprawa. Próbować huddle.net lub wrike.com .
Dodatkowe narzędzia współpracy online, które mogą okazać się przydatne, obejmują:
Wykonaj następujące kroki i jesteś na dobrej drodze, aby uniknąć poważnych konfliktów i utrzymać swój projekt na dobrej drodze. Wkrótce zapoznaj się z drugą częścią tego artykułu i pięcioma innymi sposobami, aby z powodzeniem pracować z klientami zdalnie.
Napisany specjalnie dla WDD przez Mindy Wagner.
Jakie wyzwania napotykasz podczas zdalnej pracy z klientem? Podziel się swoimi komentarzami poniżej ...